Raadsondersteuner / Griffie medewerker

De griffieorganisatie ondersteunt de Gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies en levert een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie.

Wat ga je doen?

Voor de gemeente Hoogeveen ondersteun je de Griffier, de medewerkers Griffie en de leden van de raad en commissies op secretarieel- en administratief gebied. Het gaat hierbij specifiek om de volgende werkzaamheden:

Verzorging van de vergaderorganisatie, verslaglegging en dossierbeheer:

• Ondersteunen van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Opstellen en publiceren van agenda’s.
• Bewaken van termijnagenda’s en vergaderschema’s.
• Verzamelen en vermenigvuldigen van stukken voor vergaderingen.
• Beantwoorden van algemene informatieve vragen.
• Verslaglegging in verslagen en actielijsten van vergaderingen, inclusief het herkennen van kritische argumenten en beslismomenten.
• Facilitaire ondersteuning en agendabeheer, waaronder het organiseren van benodigde facilitaire ondersteuning (inclusief digitale- en audio ondersteuning).

Administratieve en secretariële ondersteuning aan de Griffie:

• Verwerken van correspondentie en informatievoorziening zowel per post als digitaal.
• Voorbereiden van betalingen van facturen en declaraties.
• Faciliteren van specifieke bijeenkomsten zoals recepties en werkbezoeken.
• Onderhouden van contact met bezoekers en andere belanghebbenden.
• Bijdragen aan de informatievoorziening aan burgers en instanties door het plaatsen van content op de website en andere media.
• Leveren van gegevens voor voortgangsrapportages, de begroting en jaarrekening.

Wat vragen wij?

Wij zijn op zoek naar een proactieve, georganiseerde en communicatief vaardige medewerker. Voor deze functie vragen wij een mbo werk- en denkniveau op secretarieel en administratief gebied. Je beschikt over sterke vaardigheden in plannen en organiseren en je hebt goede digitale vaardigheden.

Daarnaast vragen wij:

• Kennis van bestuurlijke circuits en besluitvormingsprocessen
• Ervaring met het coördineren van logistieke processen
• Aantoonbare mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
• Flexibele inzetbaarheid

Competenties

• Politieke- en bestuurlijke sensitiviteit en omgevingsbewustzijn
• Analytisch vermogen
• Nauwkeurigheid en zorgvuldigheid
• Resultaatgerichtheid
• Communicatieve vaardigheden
• Samenwerken en organisatiesensitiviteit
• Stressbestendigheid

Jouw toekomstige collega's

De griffieorganisatie bestaat uit een team van 6 medewerkers, onder leiding van de Griffier. We werken samen in een dynamische en collegiale werksfeer, met een focus op kwaliteit en samenwerking.

Wat bieden wij?

Wij bieden een prettige werksfeer in een team van enthousiaste professionals, waarbij kwaliteit voorop staat. De functie is ingedeeld in schaal 8 (max. bruto €4.244,- per maand bij een fulltime dienstverband, salarispeil januari 2024). Je wordt ingeschaald op basis van je ervaring.

Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar die bij goed functioneren wordt omgezet naar een vaste aanstelling.

Overige informatie

Wil je voorafgaand aan jouw sollicitatie meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met Cindy Elken (griffier) via c.elken@hoogeveen.nl of Gerlo Bekendam (griffiemedewerker) via g.bekendam@hoogeveen.nl. Zij willen jou graag geheel vrijblijvend tijdens een (digitaal) kopje koffie meer vertellen over deze functie en je toekomstige collega's. Ook vrijblijvend de sfeer proeven op de afdeling behoort tot de mogelijkheden. Informatie over de sollicitatieprocedure kun je krijgen van Yvonne van ‘t Oever via 06-41112245 (ook via Whatsapp).

Interesse?

Ben je geïnteresseerd en wil je reageren? Super! Reageren kan door jouw cv en een korte motivatie te uploaden via de knop 'solliciteren'. Solliciteren kan tot en met woensdag 3 juli. De sollicitatiegesprekken staan gepland op  9 juli en 11 juli in de ochtend en bestaat uit 2 rondes.

Het maakt ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft en van wie je houdt. Wij zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze inwoners.