Bestuurssecretaresse wethouder Hoogeveen

Het team bestuursondersteuning is onderdeel van de eenheid Advies & Services van de samenwerkingsorganisatie (SWO). Voor zowel de gemeente Hoogeveen als voor de gemeente De Wolden leveren we maatwerk.

Wij zoeken voor het bestuurssecretariaat een enthousiaste, daadkrachtige, flexibele en stressbestendige teamspeler die de secretariële ondersteuning voor één van de wethouders van de gemeente Hoogeveen op gaat pakken.

Werken bij SWO is een prachtige kans om je wereld te verbreden en ervaring op te doen bij zowel een stedelijke als een landelijke gemeente.

Wat ga je doen?

Als medewerker van het bestuurssecretariaat werk je samen in een team dat verantwoordelijk is voor de secretariële ondersteuning van de colleges van Burgemeester en Wethouders van beide gemeenten en de twee gemeentesecretarissen/directeuren. Jij bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van één van de wethouders van de gemeente Hoogeveen.  De werkzaamheden bestaan uit een divers takenpakket waarbij je contacten hebt met bestuurders, collega ambtenaren, inwoners en ondernemers. Jij bent de spin in het web die de wethouder in staat stelt om succesvol te opereren in de samenwerking met raad, ambtelijke organisatie, uitvoeringspartners en samenleving.

• Je zorgt voor het agendabeheer en (officiële) bezoeken van de wethouder.
• Je geeft ondersteuning bij het post/mailverkeer van de wethouder en zet vergaderstukken klaar in Ibabs.
• Je verzorgt correspondentie en handelt telefoongesprekken af waarbij jij het eerste aanspreekpunt bent tussen de wethouder en in- en externe contacten.
• Je kunt een goede inschatting maken van de belangrijke prioriteiten en verbanden tussen de e-mail, agenda en portefeuille van de wethouder. Je weet welke acties en vragen je waar in de organisatie hiervoor uit moet zetten.
• Je vervangt de andere collega’s van het bestuurssecretariaat die ondersteuning geven aan de overige collegeleden of directie.
• Je handelt zoveel mogelijk zelfstandig zaken af. Je houdt onder alle omstandigheden het overzicht. Je ziet wat er moet gebeuren zonder dat daarom wordt gevraagd.

Wat vragen wij?

We verwachten dat je beschikt over een afgeronde mbo niveau 4 opleiding en bij voorkeur een opleiding als secretaresse of vergelijkbaar. Daarnaast is het belangrijk dat je relevante ervaring hebt opgedaan in een secretariaatsfunctie binnen een politieke en bestuurlijke omgeving. Je digitale vaardigheden dienen uitstekend te zijn, waarbij je moeiteloos kunt werken met digitale tools. Een goede beheersing van de Nederlandse taal is essentieel voor het succesvol vervullen van deze functie.

We zoeken een professional die verschillende kwaliteiten combineert:

• Politieke sensitiviteit: Je fungeert als schakel tussen het college van B&W, de SWO en de inwoners, waarbij je samenwerkt met je collega’s vanuit andere teams. Je kan discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Accuraat en stressbestendig: Je bewaakt de gemaakte afspraken voor de bestuurder en zorgt ervoor dat alle benodigde documenten voor overleggen aanwezig zijn. Daarnaast ben je stressbestendig en in staat om prioriteiten te stellen in de soms hectische situaties met deadlines.
• Zelfstandig en flexibel: Je beheert complexe agenda's en mailcorrespondentie zelfstandig, waarbij je flexibel kunt schakelen en maatwerk kunt leveren indien nodig. Prioriteiten kunnen veranderen, maar jij weet hier snel op in te spelen.
• professioneel en representatief: Als professional ben je representatief en sta je klaar om taken succesvol af te ronden. Je beschikt over een groot organisatietalent en bent creatief in het oplossen van vraagstukken.

Jouw toekomstige collega's

Het team Bestuur ondersteuning bestaat uit 12 medewerkers bestuur- en directiesecretariaat en 2 beleidscoördinatoren. Met elkaar ondersteunen zij de directie en de colleges van zowel de gemeente Hoogeveen als De Wolden. Jij bent samen met ongeveer de helft van het team werkzaam op het Raadhuis in Hoogeveen. Je overige collega’s werken op het gemeentehuis in Zuidwolde. Waar mogelijk wordt er samengewerkt en indien nodig vervanging gegeven aan de werkzaamheden van de andere locatie.

Wat bieden wij?

Wij bieden een prettige werksfeer in een team van enthousiaste professionals, waarbij kwaliteit voorop staat. De functie is ingedeeld in schaal 7 (max. bruto € 3784,- per maand bij een fulltime dienstverband, salarispeil januari 2024). De functie wordt als onderdeel van het project ‘Herinrichting Ondersteuning’ in de loop van dit jaar geherwaardeerd. Afhankelijk van je opleiding en ervaring word je ingedeeld in de schaal. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar die bij goed functioneren wordt omgezet naar een vaste aanstelling.

Wil je meer weten over onze arbeidsvoorwaarden klik dan hier.

Overige informatie

Wil je voorafgaand aan jouw sollicitatie meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met Birgit Meijer. De collega’s van het bestuurssecretariaat willen jou graag geheel vrijblijvend tijdens een (digitaal) kopje koffie meer vertellen over deze functie en je toekomstige collega’s. Ook vrijblijvend de sfeer proeven in het team behoort tot de mogelijkheden. Wil je hier gebruik van maken? Neem contact op met Birgit via b.meijer@dewoldenhoogeveen.nl. 

Informatie over de sollicitatieprocedure kun je krijgen van Yvonne van ‘t Oever via 06-41112245 (ook via Whatsapp).

Kijk voor meer informatie over de SWO als werkgever hier.

Interesse?

Ben je geïnteresseerd en wil je reageren? Super! Reageren kan door jouw cv en een korte motivatie te uploaden via de knop 'solliciteren'. Ben je werkzaam bij de SWO dan solliciteer je via Profit InSite/Mijn HR. Solliciteren kan tot en met maandag 22 april. Indien er voldoende reacties zijn binnengekomen, kan de vacature eerder sluiten dan de genoemde termijn. Passende kandidaten kunnen ook al tijdens de reactietermijn worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De sollicitatiegesprekken worden in overleg met jou ingepland.

Het maakt ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft en van wie je houdt. Wij zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze inwoners.